Krátce: Dvě firmy z různých oborů přešly z Raynetu, Excelů, Google Disků a WhatsAppu na CRM postavené na míru. Vývoj trval 3 měsíce a systém se dál rozšiřuje na další divize. Nikdo už nemusí otevírat Excel: data tečou sama do e-mailů, kalkulaček a nabídek. Obchodník nevidí, kolik majitel fakturuje, nevidí obchody kolegů a nemůže je převzít. A interní kalkulačky už nejsou na webu, kde si z nich zákazníci mohli spočítat nejnižší ceny.
Jména klientů veřejně nesdílíme. Popis je souhrnný za oba projekty, ne každý bod platil u obou firem stejně. Neuvádíme čísla, která jsme neměřili – například ušetřené hodiny.
Výchozí stav: šest míst, kde žila data
Problém nebyl jeden nástroj. Data byla rozházená po šesti různých místech:
- Raynet jako CRM pro obchod,
- hromady Excelů – ceníky, přehledy, evidence,
- několik Google Disků s dokumenty,
- interní kalkulačky na webu schované za heslem,
- e-maily rozházené po schránkách jednotlivých lidí,
- skupiny na WhatsAppu pro domluvu a předávání.
Každý nástroj sám o sobě fungoval. Dohromady ale nebylo jasné, kde je aktuální verze a kdo co vidí.
Díra, o které nikdo nevěděl: kalkulačky viditelné v konzoli
Interní kalkulačky s cenami byly na webu za heslem. Jenže heslo se kontrolovalo až v prohlížeči. Obsah stránky – ceník i výpočet – se tak stáhl ke každému, kdo stránku otevřel. Stačilo zmáčknout F12 a podívat se do konzole prohlížeče.
Prakticky to znamenalo, že si zákazník mohl sám spočítat nejnižší cenu, na kterou firma půjde. Ještě před první schůzkou.
Dnes jsou kalkulačky uvnitř CRM. Bez přihlášení se k nim nikdo nedostane a uvnitř je vidí jen ten, komu to dovoluje jeho role.
Máte interní stránku „za heslem“? Pokud se odemyká heslem bez přihlášení přes server, počítejte s tím, že její obsah je veřejný. Ověřte si to jednoduše: otevřete stránku v anonymním okně, zmáčkněte F12 a v záložce se zdrojovým kódem nebo síťovými požadavky hledejte čísla z ceníku.
Oprávnění: kdo co vidí
Druhá velká změna jsou práva. V Raynetu, tak jak ho firma měla nastavený, mohl obchodník:
- vidět, kolik majitel fakturuje,
- vidět obchody kolegů,
- převzít obchod, který kolega rozjednal.
Ve vlastním CRM nic z toho nejde. Každý vidí a mění jen to, co odpovídá jeho roli a jeho obchodům. U 25 obchodníků to není formalita – je to ochrana obchodu i vztahů v týmu. Jak taková nastavení vypadají, ukazujeme na anonymizovaných ukázkách CRM z reálného provozu.
Automatizace: údaj se zadá jednou
Nikdo už nemusí otevírat Excel. Data, která obchodník zadá, se sama propíšou tam, kde jsou potřeba:
- do e-mailů – zákazník dostane zprávu s vlastními údaji, bez kopírování,
- do kalkulaček – výpočet bere údaje ze zakázky,
- do nabídek – nabídka vzniká z dat v CRM, ne z prázdného dokumentu.
Co automatizovat jako první, rozebíráme v článku CRM pro malou firmu.
Před a po
| Před | Po | |
|---|---|---|
| Kde jsou data | Raynet, Excely, několik Google Disků, e-maily, WhatsApp | jeden systém |
| Interní kalkulačky | na webu za heslem, obsah vidět v konzoli prohlížeče | uvnitř CRM, podle role |
| Fakturace majitele | obchodník ji viděl | obchodník ji nevidí |
| Obchody kolegů | viditelné | každý vidí své |
| Rozjednaný obchod | šel převzít | převzít nejde |
| E-maily, kalkulace, nabídky | ručně | automaticky z dat v CRM |
| Excel v běžné práci | hromady souborů | není potřeba |
3 měsíce a pak dál: z CRM projektový systém
Vývoj trval 3 měsíce. Nezačínali jsme od nuly: používáme hotový technický základ a na míru stavíme jen to, co je pro firmu specifické – role, kalkulace, workflow. Popisujeme to na stránce CRM na míru.
Systém se od té doby rozšiřuje na další divize a přerůstá v projektový systém: realizace, prodej projektových dokumentací a realizace staveb. To je typická cesta. První verze vyřeší nejbolavější místo, další moduly přibývají podle toho, jak lidé systém skutečně používají.
Pro koho to dává smysl a pro koho ne
Dává smysl, pokud…
máte víc lidí v obchodu nebo realizaci, data žijí v několika nástrojích, potřebujete vlastní kalkulace a role, nebo by Vám vadilo, kdyby obchodník viděl čísla celé firmy.
Nedává smysl, pokud…
Vám stačí evidovat kontakty a pár poznámek, hotové SaaS přesně sedí na Váš proces, nebo firma není připravená systém opravdu používat.
Časté otázky
Jak dlouho trval vývoj CRM?
Vývoj trval 3 měsíce. Systém se od té doby rozšiřuje na další divize a přerůstá v projektový systém pro realizace, prodej projektových dokumentací a realizace staveb.
Proč nestačil Raynet?
V nastavení, které firma měla, viděl obchodník fakturaci majitele i obchody kolegů a mohl převzít rozjednaný obchod. Data navíc žila i v Excelech, na Google Discích, v e-mailech a na WhatsAppu. Vlastní CRM to spojilo do jednoho systému s rolemi.
Jsou interní kalkulačky na webu za heslem bezpečné?
Často ne. Pokud se heslo kontroluje jen v prohlížeči, stáhne se obsah stránky ke každému návštěvníkovi a dá se přečíst v konzoli prohlížeče. Proto jsme kalkulačky přesunuli do CRM za přihlášení a role.
Musí se nahradit všechno najednou?
Ne. První verze řeší nejbolavější část procesu a další moduly přibývají podle toho, jak lidé systém skutečně používají.
Rozsah CRM, integrací a migrací se stanovuje podle konkrétního projektu. Doba vývoje u jiné firmy může být jiná.